L’agenda est un indispensable de bureau si vous voulez gérer votre planning, en lisant vos tâches. Avec l’avancée de la technologie, l’on se demande s’il convient d’utiliser un agenda numérique ou un agenda papier. Coach Factory Outlet vous révèle les caractéristiques, avantages et inconvénients de chacun, afin de faciliter votre choix.

L’agenda papier

Agenda

Il s’agit de l’agenda traditionnel. Moleskine, Rhodia et Quo Vadis en vendent. L’agenda papier est encore apprécié par de nombreux utilisateurs actuellement. En 2015, un sondage a même révélé que 41,3 % des professionnels et étudiants utilisaient toujours ce type d’agenda. 

Les avantages

Un agenda papier est aussi apprécié puisqu’il est :

  • Facile à utiliser : son utilisation ne nécessite aucun apprentissage. Il suffit d’avoir un crayon ou un stylo, et de savoir écrire.
  • Accessible : vous n’avez pas besoin d’un ordinateur, d’un smartphone ou d’une connexion internet pour arranger votre planning et votre calendrier sur un agenda papier.
  • Personnalisable : vous pouvez y rajouter des étiquettes de suivi, des couleurs, etc. sur ce type d’agenda.
  • Plus visuel : contrairement à un agenda électronique, vous aurez une meilleure vue de votre planning avec un modèle en papier.
  • Vous aide à mémoriser : selon des études, le fait d’écrire avec les mains favorise la mémorisation. Ainsi, écrire vos notes à la main vous permet de mémoriser votre planning.
  • Aide à l’organisation de vos pensées : avec un stylo à la main, vos pensées s’activent un peu plus.
  • Toujours à votre disponibilité : un agenda papier ne risque pas une panne de batterie. Vous pouvez toujours le consulter pour voir votre calendrier de travail.

Les inconvénients

Toutefois, un cahier de bureau possède des inconvénients. L’agenda papier est :

  • Moins accessible : contrairement à l’agenda numérique, vous ne l’aurez pas toujours sur vous. Votre téléphone, par contre, vous accompagnera n’importe où.
  • En manque de fonctionnalités : ce type de cahier ne possède pas de fonctionnalités pratiques au travail (partage avec d’autres personnes, rappel, etc.).
  • Parfois encombrant : il peut encombrer vos affaires, si vous souhaitez l’emmener partout. Son format peut prendre de la place dans vos affaires.
  • Fait d’espace limité : en effet, les feuilles de votre cahier agenda sont limitées. Il se peut que vous vous perdiez dans vos tâches en ayant plusieurs agendas.
  • Peut manquer de flexibilité : puisque la grille horaire d’un agenda papier n’est que de 8 à 19 heures, cela ne suffit pas pour le calendrier de certains professionnels. Vos notes pourront ainsi manquer d’espace.
  • Plus coûteux : l’utilisation d’un agenda numérique est souvent gratuite. Mais un cahier peut vous coûter 20 dollars au minimum.
  • Doté d’une limitation d’horizon de planning : en effet, l’agenda papier ne propose qu’un calendrier à une année pour vos notes. En changeant d’année, vous devez acheter un nouvel agenda pour la gestion de votre emploi du temps.

L’agenda électronique

Agenda

Les logiciels de calendrier numérique sont multiples, l’agenda électronique fait partie de notre quotidien. Bien qu’il soit moins personnel, il est plus pratique que le modèle en papier. Ses fonctionnalités supplémentaires sont un grand plus pour vos évènements au bureau.

Les avantages

Un agenda numérique est :

  • Accessible à tout moment : en étant accessible via votre smartphone, votre agenda électronique peut vous suivre partout. Vous pouvez ainsi consulter vos notes n’importe où.
  • Conçu avec des fonctionnalités supplémentaires : la gestion de votre calendrier sera plus pratique avec un agenda numérique à :
    • Fonctionnalité de partage : vous pouvez partager votre agenda avec vos collaborateurs. Ils peuvent ainsi consulter vos disponibilités. Vous pouvez également partager des heures de rendez-vous, des heures de réunion, et des évènements individuels au bureau.
    • Fonctionnalité de rappel : grâce à l’agenda électronique, vous pouvez programmer des appels pour des évènements importants. Vos pourrez également en profiter pour la gestion de vos évènements récurrents. Vos clients ne risquent jamais d’être déçus, avec un tel agenda.
  • Illimité dans le temps : vous pouvez gérer votre planning à long terme avec un agenda numérique.
  • Compatible avec d’autres logiciels et applications : vous pouvez créer un système d’organisation très avancé avec ce type d’agenda. Le logiciel Todoist vous permet par exemple de combiner la gestion de vos tâches avec votre calendrier. Le logiciel Calendly automatise vos prises de rendez-vous.
  • Très pratique : grâce à cet agenda, vous pouvez gérer plusieurs agendas, en utilisant un seul calendrier. Vous pouvez par exemple associer votre agenda professionnel et professionnel.
  • Gratuit : plusieurs agendas électroniques sont gratuits.

Les inconvénients

Par contre, l’agenda numérique est :

  • Moins personnel : contrairement à l’agenda papier, vous ne pouvez pas personnaliser le modèle électronique.
  • Moins agréable à voir : la vue de votre calendrier sur votre téléphone ne sera pas aussi agréable à voir. Vous aurez des évènements en miniature. Parfois, il est impossible de voir votre planning de toute la semaine.
  • Indépendant à la technologie : si vous n’avez pas facilement accès à un ordinateur, à un téléphone ou à Google, l’utilisation d’un agenda numérique pourrait vous poser problème.

Le choix

Choisissez votre agenda en établissant vos critères de priorité. Si vous hésitez, vous pouvez utiliser les deux types d’agendas. Les agendas en ligne sont également actuellement disponibles.